User Experience in Bibliotheken: Einblicke in Finna – den digitalen Dienst der finnischen Nationalbibliothek

Interview mit Riitta Peltonen und Pasi Tiisanoja

Zur Einleitung: Könnt ihr den digitalen Dienst Finna kurz vorstellen?

Finna ist ein Paket von digitalen Diensten:

• Ein Suchdienst, der wissenschaftliches und kulturelles Material von Hunderten von finnischen Organisationen unter einem Dach sammelt. Finna.fi richtet sich an alle (Fachleute und Amateur:innen), die an Materialien interessiert sind, die z. B. in Bibliotheken, Archiven und Museen gefunden werden können.
• Ein Suchplattformdienst, der es finnischen Organisationen ermöglicht, ihre eigenen personalisierten Suchdienstseiten zu erstellen, die sich auf ihre eigenen Materialien konzentrieren, z. B. haben die meisten finnischen öffentlichen Bibliotheken, Universitätsbibliotheken und Fachhochschulbibliotheken ihre Websites auf der Finna-Plattform aufgebaut.
• APIs, die es jedem:jeder (Organisationen oder Einzelpersonen) ermöglichen, über programmierbare Schnittstellen auf Finna-Suchen und -Materialien zuzugreifen und diese direkt von anderen digitalen Diensten aus zu nutzen.

Die Finna-Dienste wurden ursprünglich als Teil eines Projekts der Nationalen Digitalen Bibliothek entwickelt, sind bereits seit mehreren Jahren etabliert und werden direkt vom finnischen Ministerium für Bildung und Kultur finanziert.

Copyright der Finna Bilder: National Library of Finland©, Fotograf Paavo Pykäläinen.

Heute gehören die Finna-Dienste zu den beliebtesten Online-Dienstlösungen in Finnland. So nutzen beispielsweise 90 Prozent der öffentlichen Bibliotheken eine Online-Bibliotheksschnittstelle von Finna. Die Gesamtzahl der Besuche bei den Finna-Diensten liegt jährlich bei über 40 Millionen.

Die Nationalbibliothek verwaltet die Finna-Dienste und ist zusammen mit den Partner:innenorganisationen von Finna für deren Entwicklung verantwortlich. Der Inhalt von Finna wird von den Organisationen (Bibliotheken, Archive und Museen – kurz BAM) bereitgestellt, die an den Diensten teilnehmen.

Was ist so besonders an Finna? Wie kann es genutzt werden? Wer benutzt Finna?

Die Finna-Dienste sind einzigartig in ihrer Art und Weise, wie sie Organisations- und sogar Branchengrenzen überwinden. Aus der Sicht der Endnutzer:innen ist Finna.fi ein einziger digitaler Ort, an dem sie eine reiche Auswahl an Materialien zu ihren Themen von Hunderten von finnischen Einrichtungen finden können. Wenn ein:e Nutzer:in beispielsweise an der Geschichte eines bestimmten Ortes interessiert ist, kann er:sie ausleihbare Bücher und andere Bibliotheksmaterialien über diesen Ort finden, kann digitalisierte Bilder, Karten, Kunstwerke, Objekte oder Dokumente aus Museen und Archiven zu diesem Ort finden und sogar Informationen über nicht-digitalisierte Materialien in Archiven zu diesem Ort. Aus Sicht der finnischen BAM-Organisationen erleichtern die Finna-Dienste Innovationen im gesamten finnischen BAM-Sektor und ermöglichen eine organisationsübergreifende Zusammenarbeit. Einrichtungen, die ihre eigenen Suchdienste auf der Finna-Plattform aufbauen, können mit nur wenigen Klicks Materialien von anderen Finna-Mitgliedsorganisationen in ihren Dienst aufnehmen. Mehrere Universitätsbibliotheken zeigen zum Beispiel auch Materialien der lokalen Stadtbibliothek und der National Repository Library in ihren eigenen Suchoberflächen für ihre Student:innen an.

Wie passen die Finna-Dienste in den Kontext von Open Science?

Die Finna-Dienste tragen zur Auffindbarkeit von und zum Zugang zu Veröffentlichungen bei. Die auf der Finna-Plattform basierenden Suchdienste in Universitätsbibliotheken sind wichtige Kanäle für Student:innen und Forscher:innen, um nach Veröffentlichungen zu suchen und Zugang zu ihnen zu erhalten. Da Finnland ein kleiner Sprachraum ist, sind die finnischen wissenschaftlichen Zeitschriften nicht unbedingt über internationale Publikationsdatenbanken auffindbar. Durch die Integration finnischer Open-Access-Zeitschriften in Finna.fi machen wir sie für alle zugänglich. Universitäten bieten Dissertationen (Doktor- und Masterarbeiten) als digitale Open-Access-Publikationen an, die ebenfalls über Finna.fi für jede:n auffindbar sind.

Copyright der Finna Bilder: National Library of Finland©, Fotograf Paavo Pykäläinen.

Finna.fi hat darüber hinaus eine besondere Bedeutung für Sozial- und Geisteswissenschaftler:innen, die Ressourcen des kulturellen Erbes als Quellenmaterial für ihre Forschung nutzen. Offene Kulturerbedaten, die über die APIs von Finna.fi verfügbar sind, schaffen Möglichkeiten für die datengestützte Forschung im Bereich der Sozial- und Geisteswissenschaften. Die Metadaten von Finna sind CC 0 lizenziert, um eine einfache Weiterverwendung z.B. in der datengestützten Forschung zu gewährleisten. Im Jahr 2022 werden Finna und seine Partner:innen außerdem ein Dienstkonzept mit dem Namen Finna Reading Room einführen, das Forscher:innen nach einer strengen Authentifizierung den Zugang zu Kulturerbedaten ermöglicht, die geschützte persönliche Informationen enthalten.

Ihr arbeitet im Bereich User Experience im rein digitalen Finna.fi-Projekt. Wann und warum habt ihr damit angefangen? Was heißt das praktisch?

Riitta: Ich arbeite seit 2017 für Finna. Davor habe ich zwölf Jahre lang als UX-Designerin im Bereich Telekommunikation und digitale B2B-Dienste gearbeitet und meinen Master-Abschluss in interaktiven digitalen Medien gemacht. Ich habe mich auf die Stelle als leitende UX-Designerin bei Finna-Services beworben, da die finnische Nationalbibliothek und ihr Finna-Team mir den Eindruck vermittelten, dass man dort nicht bei null anfangen muss und dass es Potenzial gibt, UX-Praktiken in der Organisation weiter voranzutreiben. Die Finna-Dienste sind seit den ersten Jahren des Dienstes sehr benutzerfreundlich. Sie haben professionelle User-Interface-Designer:innen (UI-Designer:innen) beschäftigt, regelmäßige Nutzer:innenumfragen durchgeführt und Usability-Testing-Firmen für die Beratung in Anspruch genommen, und das schon mehrere Jahre, bevor ich dort anfing.

Um 2017 herum gab es eine Zeit, in der die Organisation für einige Monate ohne UI-Designer:innen auskommen musste, aber es ging darum, die grundlegende Designarbeit wieder zum Laufen zu bringen und dann damit zu beginnen, in die Zukunft zu blicken und das Anspruchsniveau zu erhöhen, anstatt bei null anzufangen. Ich war schon immer der Meinung, dass man im Bereich UX mehr intern machen kann als in der Beratung. Innerhalb der Organisation hat man mehr Möglichkeiten, die Praktiken zu beeinflussen und weiterzuentwickeln, als wenn man als Außenstehende:r eingeladen wird, nur für kurze Zeit einen Beitrag zu leisten.

Ich übernehme die meisten Aufgaben im Zusammenhang mit UX-Prozessen, außer Grafikdesign und Frontend-Coding. Am besten bin ich in der Nutzer:innenforschung und Konzeptionierung. Ich recherchiere, moderiere Workshops, entwerfe Features auf Wireframe-Ebene, führe Usability-Tests und Umfragen durch. Ich bin auch für die Planung der Arbeit unseres UX-Teams verantwortlich, entwickle unsere UX-Prozesse und bin Mentorin für jüngere Designer:innen.

Pasi: Ich habe 2017 angefangen, für Finna zu arbeiten, kurz nachdem Riitta dem Team beigetreten ist. Davor hatte ich über zehn Jahre lang als UI-/Grafikdesigner in verschiedenen Designberatungsfirmen gearbeitet. Ich habe mich auf die Stelle als UX-Designer bei Finna beworben, da die Position perfekt zu mir zu passen schien und ich an der Arbeit mit Diensten interessiert war, die auf Open Source beruhen. Außerdem fand ich es spannend, sowohl im Bibliotheks- als auch im Museumsbereich zu arbeiten.

Ich erledige hauptsächlich Aufgaben im Zusammenhang mit dem UI-Design, der Zugänglichkeit und der Frontend-Codierung. Ich übernehme allgemeine UX-Aufgaben, einschließlich der Auswertung der Ergebnisse von Usability-Tests, und setze sie in einen Designplan um, um die Benutzer:innenfreundlichkeit von Finna zu verbessern. Gelegentlich beteilige ich unsere Einrichtungen am UI-Design, indem ich Workshops für sie organisiere.

Was sind eure Ziele mit UX? Inwiefern habt ihr sie schon erreicht? Welche UX-Methoden wendet ihr bei Finna.fi an?

Riitta: Meiner Erfahrung nach folgt die UX-Akzeptanz in der digitalen Entwicklung in etwa einem Reifegradpfad: Zuerst beginnt eine Organisation, professionelle UI-Grafikdesigner:innen einzusetzen, der nächste Schritt ist die Usability-Evaluierung (Walkthroughs, Umfragen und Tests). Danach wird die Einbeziehung der Nutzer:innen interessanter, und man kann beginnen, die Nutzung der Nutzer:innenforschung auch in frühere Phasen zu verschieben.

Als ich bei Finna anfing, brauchte die Benutzer:innenoberfläche ein visuelles Update und neue Anforderungen an die Barrierefreiheit kamen hinzu. Mein erstes Ziel war also ein umfassendes Style-Update. Wir fingen an, uns mit den Anforderungen an die Barrierefreiheit zu befassen, und als Teil dieser Arbeit begannen wir, die Organisation dazu zu bringen, Usability-Tests auf agilere Art und Weise einzusetzen und interne Kapazitäten dafür aufzubauen. Das Style-Update war erfolgreich, unser Net Promoter Score (NPS) ist in diesem Jahr sprunghaft angestiegen. Wir haben es geschafft, Usability-Tests systematisch (sowohl extern als auch intern) als Teil unserer regulären Entwicklungsarbeit durchzuführen, und unser NPS ist weiter stetig gestiegen.

Mein nächstes Ziel war es, den Einsatz von Nutzer:innenforschung als Teil des Design- und strategischen Entscheidungsprozesses zu etablieren. Die finnische Nationalbibliothek bietet Dienstleistungen für andere Bibliotheken an und hat viel Erfahrung in der Zusammenarbeit mit BAM-Einrichtungen (BAM-Fachleuten), und das galt auch für das Finna-Team. Aber Finna hatte weniger Erfahrung im Einsatz von Endnutzer:innenforschung. Dies zu erreichen, war seit einigen Jahren mein Ziel, und wir sind jetzt an einem Punkt angelangt, an dem wir fast sagen können, dass wir die Nutzer:innenforschung (hauptsächlich Nutzer:inneninterviews) in unsere Konzeptionspraxis integriert haben.

Könnt ihr uns mal ein praktisches Beispiel für einen Fall nennen, in dem ihr UX erfolgreich angewendet habt, um ein Problem zu lösen?

Riitta: Der erste Fall, in dem wir vorschlugen, die Nutzer:innenforschung als Teil der strategischen Entscheidungsfindung einzusetzen, betraf die Ersetzung der alten OPAC-Oberflächen der finnischen Bibliografie- und Diskografiedienste durch ein neueres System, wobei Finna der stärkste Kandidat für die UI-Plattform war. Die Entscheidungsfindung war schwierig, weil niemand wirklich ein aktuelles Verständnis davon hatte, wie die verschiedenen Endnutzer:innengruppen die Dienste in der Praxis nutzten, welche Funktionen am wichtigsten und welche überholt waren. Die Nutzer:innenforschung half den Diensten, die wichtigsten Anwendungsfälle zu verstehen, den künftigen Entwicklungsbedarf zu erkennen, die Plattformoptionen mit den tatsächlichen Bedürfnissen der Nutzer:innen zu vergleichen und mit Finna darüber zu verhandeln, welche Funktionen vor der Markteinführung unbedingt entwickelt werden sollten und welche nicht. In diesem Fall wurde die Forschung von einem neutralen Beratungsunternehmen durchgeführt.

Unsere erste interne Nutzer:innenforschung ergab, dass Grundschul- und Gymnasiallehrer:innen Finna.fi zwar kannten und sich dafür interessierten, aber irgendwie nie den ersten Schritt getan und es wirklich genutzt haben. Wir wendeten die Nutzer:innenforschung an, um zu bestätigen, dass die Materialien zum kulturellen Erbe für Schulen nützlich sind, und dass das Problem darin besteht, dass die Anzahl der verstreuten Materialien in Finna.fi für Lehrer:innen überwältigend ist und dass sie sich einfache Einstiegspakete wünschen würden. Die Ergebnisse ermöglichten es uns, einen Workshop mit den Anbieter:innen von Kulturerbematerialien (den BAM-Organisationen) zu veranstalten und das neue Konzept Finna Classroom (nur auf Finnisch und Schwedisch verfügbar) zu entwickeln, in dem BAM-Organisationen fertige Pakete mit Ideen für die pädagogische Nutzung zusammenstellen können, und die Entscheidung zu treffen, dieses Konzept zu testen. Ohne die harten Fakten aus der Nutzer:innenforschung und den Co-Innovationsworkshops mit BAM-Organisationen hätten wir diese Entscheidung wahrscheinlich nicht getroffen. Es handelte sich nämlich um eines dieser Henne-Ei-Probleme, bei denen die Benutzer:innenoberfläche nicht ohne Inhalte und die Inhalte nicht ohne Platz in der Benutzer:innenoberfläche existieren können, und die Entwicklung von beidem erforderte beträchtliche Anstrengungen und Engagement von beiden Seiten.

Copyright der Finna Bilder: National Library of Finland©, Fotograf Paavo Pykäläinen.

Pasi: Im Moment arbeiten wir an mobiler Benutzer:innenfreundlichkeit und Suchfiltern. Es ist fast unmöglich, ohne Benutzer:innenfreundlichkeitstests zu wissen, ob die neue Lösung besser ist oder nur eine andere Herausforderung darstellt. Nach dem Testen werten wir die Testergebnisse aus und treffen die Entscheidung, die neue Lösung in die Produktion zu übernehmen, sie zu verwerfen oder sie weiter zu überarbeiten.

Um UX-Methoden anwenden zu können, braucht es Bibliotheks- oder digitale Nutzer:innen, die bereit sind, sich zu beteiligen. Wie schafft ihr es, welche zu finden und sie zum Mitmachen zu motivieren?

Die Wege der Anwerbung sind von Nutzer:innengruppe zu Nutzer:innengruppe unterschiedlich. Wir überlegen von Fall zu Fall, welche die besten Kanäle sind. Wenn wir eine bestimmte Art von Forschenden oder Studierenden benötigen, versuchen wir, die Fakultäten der Universitäten direkt zu kontaktieren. Wenn wir Lehrer:innen eines bestimmten Schulfachs suchen, wenden wir uns an deren Facebook-Gruppen. Wenn wir Nutzer:innen von Stadtbibliotheken brauchen, bitten wir Bibliothekskontakte um Hilfe bei der Rekrutierung usw.

Copyright der Finna Bilder: National Library of Finland©, Fotograf Paavo Pykäläinen.

Um die Endnutzer:innen zu motivieren, verwenden wir in der Regel Geschenkgutscheine einer großen Einzelhandelskette (sie haben Geschäfte im ganzen Land), und wir versprechen, dass es bei den Workshops Erfrischungen gibt.

Was sind die drei wichtigsten Erkenntnisse, die ihr bei der Anwendung von UX-Methoden im Finna.fi-Projekt gewonnen habt?

Riitta:
1. Jemand muss eine Vision davon haben, was die nächste neue Methode ist, die man ausprobieren möchte, und aktiv nach einer Gelegenheit suchen, sie zu testen.
2. Eine Organisation lernt aus praktischen Erfahrungen. Es ist wichtig, die erste Gelegenheit zu finden, eine neue Methode auszuprobieren, und die Messlatte sollte nicht zu hoch sein, um neue Dinge auszuprobieren. Wenn etwas erfolgreich war, sollte man versuchen, eine weitere Gelegenheit zu finden, um dieselbe Methode, z. B. Usability-Tests, ein zweites Mal anzuwenden. Nach ein paar positiven Erfahrungen werden andere vielleicht anfangen, proaktiv Möglichkeiten vorzuschlagen. Versuchen Sie es immer wieder und Sie werden nah dran sein, die Methode in die Praxis einzubinden.
3. Das Timing der Nutzer:innenforschung ist wichtig. Wenn es den Nutzer:innen nicht passt, werden sie auch nicht kommen.

Habt ihr auch schon Methoden angewendet, die überhaupt nicht funktioniert haben? Was sind eure größten oder lustigsten Misserfolge?

Riitta: Bisher haben wir grundlegende Methoden verwendet: für die digitale Entwicklung z. B. Umfragen, Design Walkthroughs, Usability-Tests, Nutzer:inneninterviews und Tagebuchstudien. Die Misserfolge, die wir hatten, hingen mit dem Timing und der Benutzer:innenrekrutierung zusammen, nicht mit der Methode selbst. Einmal habe ich kurz vor Weihnachten versucht, freiwillige Lehrer:innen zu finden, was für sie die arbeitsreichste Zeit des Jahres ist. Einen Monat später, im Januar, hatte ich viel mehr Glück. Für eine längere Nutzer:innenstudie – ebenfalls im Zusammenhang mit Lehrer:innen – dachte ich, dass es mir gelungen sei, einen guten und wertvollen Anreiz zu schaffen: die Teilnahme an einer Konferenz. Es stellte sich heraus, dass die Schwierigkeit darin bestand, dass die Lehrer zwar gerne dort hingegangen wären, aber einen Urlaubstag von ihrer Arbeit und eine Vertretung für diesen Tag gebraucht hätten, und sie hatten Schwierigkeiten, ihre Vorgesetzten dazu zu bewegen, dem zuzustimmen.

Was sind eure Tipps für Bibliotheken, die gerne mit UX anfangen würden? Was ist ein guter Startpunkt?

Bei digitalen Dienstleistungen sind Usability-Tests immer sinnvoll, denn sie liefern konkrete Verbesserungsvorschläge und sind in der digitalen Welt weithin akzeptiert, sodass es auch einfacher ist, sie Ihrem Management zu verkaufen.

Dieser Text ist eine Übersetzung aus dem Englischen.

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